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做好招待会工作的几点体会永恒

2021-04-09 来源:

这也是优衣库被一些人诟病的原因。优衣库比 GAP 聪明的一点在于 做好招待会工作的几点体会

近年来,随着推动乐山旅游由观光型向休闲度假型转变力度的进一步加大,对外联系交流、展示乐山形象、推动乐山发展的各类招待会数量也随之增加。为进一步提高招待会服务质量,我们坚持用心思考,精心筹备,细心服务,圆满完成了首届四川国际旅游交易博览会、第五届乐山大佛旅游文化节等招待会服务保障工作。

精心制定方案,做好统筹安排

根据招待会类型和领导要求,在充分考虑实际情况,认真进行预案比选的前提下,提前制定详细、规范、可操作性强的招待会方案,包括议程、参会人员、会议材料、会场布置、席次分布平面图、席位安排等内容,在招待会召开前制作成《招待会服务指南》印发出席招待会人员,使他们提前了解招待会内容、议程、日程安排、招待会注意事项等相关信息,以便出席招待会人员提前做好各方面准备,配合好招待会服务保障工作。

明确职责分工,事事有人落实

按照招待会方案,在招待会前及时召开筹备会,明确职责分工,做好招待会务工作分工,包括比选出席招待会嘉宾、通知出席招待会人员、准备招待会材料、布置招待会会场、宣传报道、安全保卫、交通疏导等有关事项。要制定详细、规范的服务保障流程图,分发到相关人员手中,做到人人心中有数、事事有人负责,完成任务的时限和质量标准有人落实。对特殊情况,要有专人及时掌握情况,沉着冷静应对,及时果断处理,切忌急躁和不知所措。

抓好衔接协调,防止工作纰漏

在首届四川国际旅游交易博览会招待会保障中,来宾涉及联合国世界旅游组织、亚太旅游协会、国外驻华大使馆,国家旅游局,四川省、省内各地(市、州)、省级部门等各级领导,四川旅游形象大使以及37个国家和地区,超过1500余家境内外旅行商、投资商等4000余人,人员关系较为复杂,需同时与多个代表团保持联系。我们坚持分工负责的原则,提前与来宾联络员做好沟通衔接,随时掌握对方人员变动情况,及时调整招待会服务保障方案,抓好工作配套,在人员变动频繁的情况下,有效保证了招待会服务保障工作不出差错。针对招待会中礼仪和饮食习惯较难把握的实际情况,我们和省旅游局多次充分沟通,从菜品、餐具、席卡到场地空间布局、招待会环境布置、用餐氛围营造等各个环节都作出细致安排,反复演练,对服务保障工作人员进行接待礼仪和乐山餐饮文化知识培训,确保招待会服务保障工作不出纰漏。

做好会中服务,向细节要质量

会中服务水平直接体现招待会服务保障质量,既要着眼大局、统筹安排,又要从小处入手、把握细节,才能把握好出席招待会人员的服务需求,提高服务质量。招待会前,落实专人负责提前10分钟以上按席次席位核实人员到会情况,未到的及时提醒,进入招待会场的安排专人引导就座,临时因故不能出席的由对口接待部门及时调整嘉宾出席,确保招待会秩序严谨。在餐饮安排上,严格执行厉行节约的各项规定,不上高档菜肴,以乐山土菜为主,体现地方特色。由于人员较多,为保障招待会服务质量,采取一对一服务方式,服务保障更加贴心。如一位来宾提出很多年没有吃过峨眉山的卤肉夹饼,工作人员用心记了下来,立即通知宾馆在用餐中增加这道菜,当来宾用餐时看到自己心仪的美食时,高兴至极,向四川省领导说招待会的服务真有心。

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